Новости Республики Коми | Комиинформ

Архив – это организованная система, обеспечивающая сохранность, доступность и юридическую значимость документов на протяжении определенного времени.

Хранение документов в архиве направлено на систематизацию и учет, обеспечение сохранности и предоставление доступа к документам, которые утратили свое оперативное значение, но подлежат сохранению. При этом сроки хранения документов в архиве имеют свой регламент.

Архив может быть:

• Государственным – хранение документов с исторической, научной, культурной или практической ценностью для государства.
• Муниципальным – хранение документов органов местного самоуправления и организаций, находящихся в муниципальной собственности.
• Ведомственным – хранение документов конкретного министерства, ведомства или отрасли.
• Корпоративным – хранение документов предприятий, учреждений и организаций различных форм собственности.

Основные функции архива

• Обеспечение сохранности. Защита документов от физического разрушения, а также от несанкционированного доступа.
• Систематизация и учет. Классификация документов по видам, тематике и срокам хранения для удобного поиска.
• Предоставление доступа. Обеспечение возможности ознакомления с документами для сотрудников организации, исследователей и госорганов.
• Уничтожение документов. Проведение экспертизы ценности документов и их последующее уничтожение по истечении установленных сроков хранения.

Сроки хранения документов

Они определяются на основе нескольких факторов:

• Законодательство РФ. Основным документом, регулирующим сроки хранения, является Перечень типовых управленческих архивных документов, который является обязательным для всех организаций, независимо от формы собственности.
• Отраслевые нормативные акты. Для некоторых отраслей существуют специфические перечни и инструкции, устанавливающие определённые сроки хранения.
• Внутренние нормативные акты. Организации могут разрабатывать собственные перечни документов и сроки их хранения, но они не должны противоречить законодательству.

Общие категории сроков хранения

Постоянное хранение – документы, имеющие непреходящую ценность, подлежащие вечному сохранению.

Длительное хранение – документы, которые могут потребоваться для решения правовых, хозяйственных или иных вопросов в течение длительного периода.

Временное хранение – документы, которые утрачивают свое оперативное значение, но могут потребоваться в течение определенного, ограниченного срока.

До минования надобности – документы, которые хранятся до тех пор, пока они не перестанут быть актуальными или необходимыми.

Реклама

03.10.2025 16:16:46