Что такое оптимизация?
Оптимизация бизнес-процессов — это комплекс мероприятий, направленных на усовершенствование отдельных направлений и повышение эффективности деятельности организации в целом. Это может быть поиск новых путей доставки грузов и документов, внедрение онлайн-технологий, упрощение процессов и многое другое.
Зачем нужна оптимизация?
Задачи оптимизации – наладить эффективное использование трудовых ресурсов, организовать бесперебойную связь между всеми участниками бизнес-процесса, увеличить скорость и качество труда, отрегулировать систему контроля.
Главная цель в данном случае выражается в достижении лучших результатов при сокращении затрат и усилий. Внешние признаки успеха здесь просты и объективны – увеличение прибыли, появление новых клиентов или покупателей, покрытие большей доли рынка.
Рассмотрим примеры процессов, которые можно оптимизировать и варианты организации этого процесса.
Вынесение цели за рамки процесса.
Допустим, ваша компания производит и доставляет продукцию, которую используют клиенты по стране. Постепенно расходы на доставку растут, соответственно повышается и стоимость услуги для конечного потребителя, а этого хотелось бы избежать. В таком случае приемами оптимизации могут стать следующие шаги: сокращение зоны доставки и введение скидки на самовывоз, открытие производства в регионах присутствия крупных клиентов или передача на аутсорсинг доставки.
Сейчас на рынке достаточно компаний, готовых взять на себя решение этих вопросов. Логистическая компания сможет организовать доставку вашего груза, координацию работы курьерской службы и распределительного центра, обеспечит выдачу товара в пункте получения посылок, наладит взаимодействие с транспортными партнерами, предложит хранение на своем складе. Так, в апреле этого года в Сыктывкаре был открыт офис компании "Сберлогистика", которая имеет федеральную сеть складов, собственную курьерскую службу и сеть постаматов. География доставки компании охватывает 26 тысяч населенных пунктов по России. В среднем срок доставки по городу составляет 1-2 дня, в другие регионы 4-5 дней. Воспользоваться услугами можно, оставив заявку на сайте или через "Сбербанк Бизнес Онлайн" за несколько кликов.
Исключение лишних шагов из процесса.
Обычно, чтобы нанять подходящего сотрудника, одна из компаний города Ухты была вынуждена проделать многоступенчатый алгоритм действий: секретарь получал на электронную почту резюме и проводил собеседование по телефону, затем очное собеседование кандидат должен был пройти с руководителем организации, и уже после утверждения, соискатель приносил документы для трудоустройства кадровику.
Однако, еще на этапе отбора соискателей можно отфильтровать резюме. Такую возможность дают некоторые сервисы по подбору персонала: к примеру, Работа.ру позволяет при поиске соискателей установить фильтры по множеству параметров — опыту, сфере, запрашиваемой заработной плате, образованию и другим. Сервис позволяет не только отбирать кандидатов, но и размещать вакансии предприятия, а также создавать собственную базу резюме, куда можно сохранять выбранных соискателей.
Кстати, если вы еще не пробовали этот сервис, вам будет предоставлен пробный период, который позволяет размещать вакансии и получать отклики от соискателей. А предприниматели — клиенты Сбербанка, могут подключить себе эту систему подбора персонала через личный кабинет "Сбербанк Бизнес Онлайн".
Делегирование полномочий.
Предприниматель вынужден одновременно заниматься массой вопросов: логистикой, переговорами с поставщиками, поиском рынков сбыта, бухгалтерией. Не всегда в современных условиях есть возможность делегировать часть полномочий полноценному сотруднику, взять его в штат, платить за него налоги. Поэтому целесообразным будет поручить часть вопросов, к примеру бухгалтерию, онлайн-сервисам.
Современные технологии для бизнеса могут взять на себя решение части вопросов, либо контролировать весь процесс. Так, онлайн-бухгалтерия пришлет уведомления о приближающихся налоговых событиях, рассчитает авансовые платежи и налоги, подготовит декларации и отправит их онлайн, без похода в офис налоговой. Например, такой дистанционный бухгалтерский сервис от Сбербанка позволяет контролировать все бухгалтерские процессы: провести экспресс-аудит отчётности, подготовить и рассчитать налоги и взносы, подготовить платёжные поручения, акты, накладные, провести расчет зарплаты и сдачу отчетности по сотрудникам.
Заключение.
Современные технологичные сервисы помогают усовершенствовать бизнес-процесс и оптимизировать временные и финансовые затраты предпринимателя. В нынешних условиях неизменность механизмов бизнеса может привести к постепенному снижению оборотов деятельности. Важно уметь вовремя реагировать на перемены, поэтому оптимизация бизнес-процессов - уверенный шаг к повышению эффективности и развитию предприятия.
